Virtual office mungkin sudah tidak asing bagi para pebisnis di era digital saat ini. Namun ternyata, masih banyak yang belum mengetahui apa itu virtual office dan cara kerjanya. Oleh karena itu, pada artikel ini akan diulas mengenai pengertian dan cara kerja virtual office terbaik yang ada di Indonesia.
Pengertian Virtual Office
Virtual office adalah layanan penyewaan kantor secara virtual dimana penggunanya berhak atas alamat kantor namun tanpa ruangan secara fisik. Dengan kata lain, virtual office juga bisa didefinisikan sebagai ruang kerja virtual yang bergantung pada koneksi internet.
Keberadaan virtual office membuat pekerjaan kantor bisa diselesaikan kapan saja dan dimana saja. Misalnya di rumah, kafe, atau beberapa tempat lainnya. Di samping itu terdapat juga virtual assistant yang dapat membantu karyawan dalam melakukan banyak aktivitas pekerjaan. Pekerjaan kantor pun menjadi lebih praktis, mudah dan cepat.
Bagaimana Cara Kerja Virtual Office?
Cara kerja virtual office sebenarnya sama dengan cara kerja pada kantor konvensional. Hanya saja pada virtual office tidak tersedia fasilitas fisik seperti ruangan, meja, kursi, AC, dan fasilitas kantor lainnya. Penggunanya akan dikenakan biaya bulanan atau tahunan untuk menggunakan fasilitas virtual office yang tersedia.
Setelah memilih penyedia layanan virtual office terbaik, Anda akan mendapatkan alamat serta nomor telepon kantor. Alamat dan nomor telepon kantor inilah yang akan dipakai sebagai lokasi dan nomor telepon bisnis Anda.
Adanya alamat dan nomor telepon akan membuat perusahaan Anda terlihat lebih profesional di mata mitra bisnis. Alamat kantor yang jelas serta nomor telepon yang mudah dihubungi juga dapat menambah tingkat kepercayaan pelanggan.
Selain itu, Anda akan memperoleh layanan administrasi dan komunikasi yang sangat berguna untuk kegiatan bisnis. Layanan tersebut berupa penerimaan telepon atau resepsionis, pengelolaan e-mail, hingga pengiriman dokumen kantor. Layanan administrasi dan komunikasi ini akan membantu Anda dalam mengembangkan bisnis tanpa perlu repot mengurus administrasi kantor.
Untuk kegiatan rapat dan koordinasi pekerjaan lainnya bisa dilakukan dengan memanfaatkan fitur video conference. Waktu dan tempat rapat sendiri bisa ditentukan secara fleksibel.
Namun, beberapa penyedia layanan virtual office juga ada yang menyediakan fasilitas ruang rapat atau meeting room. Fasilitas ini bisa digunakan untuk kegiatan rapat yang mengharuskan bertatap muka.
Agar bisa mendapatkan fasilitas ini, Anda harus mengeluarkan lebih banyak budget. Sebab, paket virtual office terbaik dengan fasilitas meeting room umumnya memiliki harga yang lebih mahal.
Demikianlah ulasan mengenai pengertian dan cara kerja virtual office yang perlu Anda ketahui. Sebelum memutuskan untuk menyewa virtual office terbaik, sebaiknya pertimbangkan besaran anggaran bisnis yang Anda miliki. Selain itu, persiapkan juga karyawan yang mampu beradaptasi dengan cara kerja virtual office